Как снизить риск изменения налогового резидентства компании? Чек-лист для органов управления и CFO

В предыдущих публикациях мы рассмотрели, что представляет собой место фактического управления компанией (place of effective management, PEM) и при каких обстоятельствах может возникнуть двойное налоговое резидентство компании.

Однако выявить риск — лишь первый шаг.

Для членов органов управления и CFO значительно важнее другой вопрос: как организовать управление компанией таким образом, чтобы её фактическая модель функционирования соответствовала принятой корпоративной и налоговой структуре?

Особое значение этот вопрос приобретает для компаний, члены органов управления которых проживают или регулярно работают за пределами государства регистрации компании.

1. Определите, где фактически принимаются ключевые решения

Первый вопрос, который следует задать: Где в действительности принимаются ключевые управленческие и коммерческие решения компании?

При анализе места фактического управления значение может иметь не только формальное место проведения заседания органа управления.

Следует учитывать всю фактическую модель управления компанией, в том числе:

• где находятся члены органов управления
• откуда они фактически осуществляют свои функции
• где принимаются ключевые коммерческие решения
• где согласовываются существенные договоры
• где принимаются решения относительно финансирования и инвестиций
• где осуществляется текущий контроль над деятельностью компании

Формальная регистрация компании в определённом государстве сама по себе не всегда решает вопрос её налогового резидентства.

Читайте также на польском языке: Как снизить риск изменения налогового резидентства компании?

2. Контролируйте место проведения заседаний органов управления

Одним из существенных элементов анализа может быть место фактического проведения заседаний органов управления.

Особое внимание следует уделять ситуациям, когда заседания:

• регулярно проходят за пределами государства регистрации компании
• проводятся исключительно дистанционно
• фактически организуются из страны проживания председателя или другого ключевого члена органа управления

Для международных структур целесообразно установить внутренние правила проведения заседаний и последовательно их соблюдать.

Важно, чтобы документация отражала реальный процесс принятия решений, а не создавала исключительно формальную картину, не соответствующую фактическому управлению компанией.

3. Документируйте процесс принятия решений

Документация имеет принципиальное значение при последующей оценке фактической модели управления.

К ключевым документам могут относиться:

• протоколы заседаний органов управления
• решения и постановления органов компании
• списки участников заседаний
• корпоративная переписка
• доверенности
• документы, подтверждающие согласование существенных договоров и инвестиций

При этом сама по себе документация не заменяет фактических обстоятельств.

Если документы указывают одно место управления, а фактические решения систематически принимаются в другом государстве, налоговые органы могут анализировать реальное содержание деятельности.

4. Анализируйте место подписания существенных договоров

Для оценки модели управления значение может иметь также то, кто, где и каким образом принимает решение о заключении ключевых договоров компании.

Особое внимание следует уделять:

• крупным коммерческим контрактам
• договорам финансирования
• инвестиционным соглашениям
• сделкам M&A
• договорам с ключевыми контрагентами
• решениям о распоряжении существенными активами компании

В условиях электронного документооборота географическое место подписания документа становится менее очевидным. Однако это не означает, что вопрос фактического места принятия решения утрачивает значение.

5. Учитывайте налоговое резидентство членов органов управления

Место проживания членов органов управления само по себе не обязательно определяет налоговое резидентство компании. Однако оно может быть одним из существенных факторов при оценке всей структуры управления.

Особого внимания требуют ситуации, когда:

• единственный член органа управления постоянно проживает за границей
• собственник и лицо, осуществляющее управление компанией, являются одним человеком
• большинство членов органа управления находятся в одном иностранном государстве
• компания фактически управляется дистанционно из другой страны

В таких структурах анализ риска изменения налогового резидентства должен проводиться особенно внимательно.

6. Проверьте инфраструктуру фактического управления

Современное управление компанией оставляет значительный цифровой след.

При анализе фактических обстоятельств значение потенциально могут иметь:

• место доступа к корпоративным системам
• используемая IT-инфраструктура
• корпоративная электронная почта
• электронные подписи
• история согласования документов
• место работы ключевых управленческих лиц

Поэтому модель управления компанией должна оцениваться не только с юридической, но также с организационной и операционной точки зрения.

7. Анализируйте соответствующее соглашение об избежании двойного налогообложения

В трансграничной структуре нельзя ограничиваться анализом законодательства только одного государства.

Необходимо учитывать положения соответствующего соглашения об избежании двойного налогообложения, заключённого между заинтересованными государствами.

Такие соглашения могут содержать механизмы разрешения ситуации, когда два государства одновременно признают компанию своим налоговым резидентом.

Однако содержание конкретного соглашения и применяемые механизмы могут различаться.

Поэтому каждая международная структура требует отдельного анализа.

8. Проводите периодический review структуры управления

Риск налогового резидентства не является статичным. Структура, которая была корректной при создании компании, может измениться вследствие:

• переезда члена органа управления
• изменения состава органов компании
• выхода бизнеса на новый рынок
• создания иностранного офиса
• изменения модели дистанционной работы
• реорганизации группы компаний

Поэтому трансграничные структуры целесообразно периодически анализировать с точки зрения фактической модели управления.

Чек-лист для органов управления и CFO

При оценке риска стоит регулярно проверять:

• Где фактически принимаются ключевые решения?
• Где находятся члены органов управления?
• Где проводятся заседания?
• Кто принимает решения о заключении наиболее существенных договоров?
• Соответствуют ли протоколы и корпоративная документация фактическому процессу управления?
• Где осуществляется текущий контроль над деятельностью компании?
• Не изменилась ли модель управления после переезда одного из ключевых лиц?
• Анализировалось ли соответствующее соглашение об избежании двойного налогообложения?
• Проводилась ли повторная оценка структуры после существенных организационных изменений?

Читайте также: Двойное налоговое резидентство компании

Итоги

Управление риском изменения налогового резидентства компании не должно сводиться исключительно к определению её формального местонахождения.

В трансграничных структурах всё большее значение имеет вопрос: где компания управляется фактически?

Для органов управления и CFO это означает необходимость контролировать не только корпоративную документацию, но и реальную модель принятия решений, распределение полномочий и организацию текущего управления.

Чем более международным становится бизнес, тем важнее обеспечить соответствие между юридической структурой компании и тем, как она функционирует на практике.

Важное уведомление

Настоящая публикация носит исключительно информационный, образовательный и публицистический характер. Она не является юридическим заключением, юридической или налоговой консультацией, налоговым заключением либо рекомендацией применительно к конкретным фактическим обстоятельствам и не может рассматриваться как самостоятельное правовое основание для принятия управленческих, корпоративных или налоговых решений.

Материал подготовлен на основе анализа рассматриваемой проблематики и практического опыта. Конкретные обстоятельства каждой компании требуют отдельной юридической и налоговой оценки с учётом применимого законодательства, соответствующих международных соглашений и фактической модели управления.

Приглашаем членов органов управления, CFO, юристов in-house, налоговых консультантов, бухгалтеров и других практикующих специалистов к профессиональной дискуссии и обмену опытом по вопросам налогового резидентства компаний и места их фактического управления.

Автор: A.G.
UH Tax & Business Advisory P.S.A.
Группа Unity HUB