Jak ograniczyć ryzyko zmiany rezydencji podatkowej spółki? Checklista dla zarządów i CFO

W dwóch poprzednich artykułach omówiliśmy znaczenie faktycznego miejsca wykonywania zarządu (PEM) oraz ryzyko podwójnej rezydencji podatkowej.

Pojawia się więc praktyczne pytanie: jak ograniczyć ryzyko zakwestionowania rezydencji podatkowej spółki?

Nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie. Istnieje jednak szereg działań, które mogą znacząco poprawić bezpieczeństwo podatkowe przedsiębiorstwa.

Czytaj więcej: Podwójna rezydencja podatkowa spółki – kiedy powstaje i jakie niesie ryzyka?

1. Dokumentuj pracę zarządu

Dokumentacja korporacyjna nadal pozostaje jednym z najważniejszych elementów obrony stanowiska podatnika.

Warto regularnie sporządzać:

• protokoły posiedzeń,
• uchwały zarządu,
• listy obecności,
• dokumentację procesów decyzyjnych.

Dokumentacja powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania spółki.

2. Analizuj miejsce podejmowania decyzji

Kluczowe znaczenie ma nie tylko miejsce podpisania dokumentu.

Znacznie ważniejsze jest miejsce, w którym faktycznie zapadła decyzja biznesowa. To właśnie ten element często analizowany jest przez organy podatkowe.

3. Monitoruj sytuację członków zarządu

Zmiana miejsca zamieszkania członka zarządu może wpływać na ocenę ryzyka podatkowego spółki.

Szczególną uwagę warto zwrócić na sytuacje, gdy:

• członkowie zarządu na stałe przebywają za granicą,
• większość aktywności biznesowej wykonują poza Polską,
• przedsiębiorstwo jest zarządzane wyłącznie zdalnie.

4. Zweryfikuj strukturę korporacyjną

W wielu przypadkach ryzyko można ograniczyć poprzez odpowiednie uporządkowanie:

• regulaminów zarządu,
• procedur korporacyjnych,
• zakresów kompetencji,
• procesów decyzyjnych.

Dobrze przygotowane corporate governance często stanowi pierwszą linię obrony podczas kontroli.

5. Wykonuj okresowy przegląd ryzyk

Tak samo jak przedsiębiorcy analizują ryzyka podatkowe, kadrowe czy finansowe, warto regularnie analizować również ryzyka związane z rezydencją podatkową.

Szczególnie w przypadku grup kapitałowych oraz struktur międzynarodowych.

Najczęstszy błąd przedsiębiorców

Najczęściej spotykanym błędem jest przekonanie, że adres ujawniony w KRS automatycznie przesądza o rezydencji podatkowej spółki.

W praktyce organy podatkowe coraz częściej analizują faktyczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

I właśnie tutaj pojawia się większość problemów.

Podsumowanie

Rezydencja podatkowa spółki stała się jednym z ważniejszych zagadnień corporate governance i compliance podatkowego.

Dla zarządów, CFO, inwestorów oraz właścicieli firm regularna analiza tego obszaru powinna stanowić element standardowego zarządzania ryzykiem.

W wielu przypadkach odpowiednio wcześnie przeprowadzony przegląd pozwala uniknąć kosztownych sporów podatkowych w przyszłości.

Ważne zastrzeżenie

Niniejsza publikacja ma charakter wyłącznie informacyjny, edukacyjny i publicystyczny. Nie stanowi opinii prawnej, opinii podatkowej ani rekomendacji dotyczącej konkretnego stanu faktycznego.

Zapraszamy członków zarządów, CFO, doradców podatkowych, kancelarie prawne, głównych księgowych oraz prawników in-house do wymiany doświadczeń i merytorycznej dyskusji.

Czytaj więcej: Fundacja Rodzinna kontra PIT 19% od sprzedaży nieruchomości

Autor: A.G. 

UH Tax & Business Advisory P.S.A.
Grupa Unity HUB