Электронное подтверждение корректировочного счета-фактуры

Корректировочный счет-фактура и его електронное подтверждение

На основании индивидуальной интерпретации от 19 марта 2014 г., № ILPP4/443-562/13-6/EWW, выданной директором Налогового управления в Познани

Понятие “электронный счет-фактура” означает, что счет-фактура (в электронной форме) выставлен и получен в любом электронном формате.

Налогоплательщик (фирма, предприниматель) сам определяет способ обеспечения подлинности происхождения, полноту содержания и ясность понимания счета-фактуры.

Под подлинностью происхождения счета-фактуры понимается “уверенность  в личности, осуществляющей поставку товаров или услуг или выставляющей счет-фактуру”.

Под полнотой содержания счета-фактуры понимается то, что в нем не должны быть изменены данные, которые должен содержать счет-фактура (ст. 106м п. 3 закона о НДС).

Подлинность происхождения и полнота содержания электронного счета-фактуры сохраняются, в частности, в случае использования:

1. Безопасной электронной подписи, в соответствии со ст. 3 п. 2 закона от 18 сентября 2001 года «Об электронной подписи» (Законодательный Вестник № 130, поз. 1450, с изм. и доп.), верифицированной с помощью действительного квалификационного сертификата, или
2. Электронного обмена данными (EDI) в соответствии с соглашением о европейской модели обмена электронными данными, если заключенный договор касательно этого обмена данными предусматривает использование процедур, гарантирующих подлинность происхождения счета-фактуры и целостность их содержания.

Другим путем обеспечения целостности и подлинности счетов-фактур является использование бизнес-контроля. „Бизнес-контроль” следует понимать как процесс, с помощью которого налогоплательщик убеждается в идентификации поставщика товаров или услуг; или эмитента счета-фактуры (подлинность происхождения), убеждается в том, что не изменены данные, касающиеся НДС (целостность содержания); а также  ясен ли для понимания счет-фактура от момента выставления счета-фактуры и аж до конца срока его хранения. Бизнес-контроль должен давать определенный путь контроля, с помощью которого можно связать счет-фактуру с основанием ее выдачи (поставкой товара или оказанием услуги).

Бизнес-контроль должен соответствовать размерам бизнеса и типу налогоплательщика, также следует учитывать количество и объем сделок, а также количество и тип поставщиков или провайдеров услуг, а также покупателей или клиентов. В определенных случаях должны учитываться также и другие факторы.

Примером бизнес-контроля является наличие подтверждающих документов, таких как документ заказа, договор, документ по  перевозке (транспортная накладная) или требование к оплате, которые будут сопровождать существующие коммерческие операции.

На основании ст. 106н п. 1 закона — для применения электронных счетов-фактур необходимо согласие получателя счета-фактуры.

Таким образом, передача электронных счетов-фактур требует предварительного согласия получателя на такой способ передачи указанного документа.

Например, согласие может быть выражено будущим получателем счета-фактуры в устной форме, результатом которого будет, например, принятие налогоплательщиком полученного в электронном виде счета-фактуры для реализации; в том числе для его оплаты.

При этом необходимо иметь в виду, что требование согласия получателя на передачу счетов-фактур в электронном виде, в том числе обмен ими, какие счета-фактуры будут получены получателем только в электронном виде, находит свое отражение, в основном, в технических требованиях, необходимых для получения счета-фактуры, отправленного в электронном виде, и — для налогоплательщиков, являющихся получателями этих счетов-фактур — в возможности обеспечения аутентичности, целостности и ясности понимания содержания счетов-фактур. Эти технические требования должны быть определены, чтобы иметь возможность получать счета-фактуры в электронном виде.

В любом случае решение о применении электронных счетов-фактур остается, в конечном счете, вопросом договоренности сторон сделки.

Касательно вопроса интерпретации, электронные счета-фактуры должны были быть выставлены в финансово-бухгалтерской системе исключительно уполномоченными сотрудниками, которые обязаны беречь оборудование от несанкционированного доступа третьих лиц. Счета-фактуры должны выставляться в формате PDF и отправляться  с электронной почты на электронную почту. Адреса электронных ящиков определяются сторонами как и работники, назначаемые для обработки такой корреспонденции. Электронное письмо с корректировочным счетом-фактурой в приложении должно быть сохранено в электронном архиве счетов-фактур, а срок их хранения должен составлять столько же, сколько составляет срок давности налогового обязательства.

Доказательством вручения должно быть автоматическое подтверждение о доставке, генерируемое сервером электронной почты покупателя. Подтверждение также должно сохраняться в архив. В случае, когда покупатель не подтвердит получение корректировочного счета-фактуры, существует возможность повторения просьбы о получении подтверждения.

Законодательный орган установил, что действующее правовое регулирование допускает возможность передачи и предоставления корректировочных счетов-фактур по электронной почте, не определяя при этом налогоплательщикам никакой конкретной технологии выставления электронных счетов-фактур.

В связи с тем, что Фирма своими действиями гарантирует подлинность, целостность содержания и читаемость счетов-фактур, то определенный ею способ выдачи и передачи корректировочных электронных счетов-фактур будет считаться соответствующим положениям закона.

В соответствии с законом о НДС уменьшение налогооблагаемой базы на основании того, что в счете-фактуре выделен НДС, производится при определенном условии. Этим условием является наличие у налогоплательщика подтверждения о получении корректировочного счета покупателем товара или клиентом, для которого был выдан счет-фактура. Это подтверждение должно быть получено до истечения срока подачи налоговой декларации за данный налоговый период, в котором покупатель товара или получатель услуги получил корректировочный счет-фактуру.

Получение подтверждения покупателем товара или клиентом корректировочного счета-фактуры после истечения срока подачи налоговой декларации за данный налоговый период дает право налогоплательщику принять к учету корректировочный счет-фактуру за расчетный период, в котором это подтверждение получено.

Это положение применяется аналогично и в случае обнаружения ошибки в сумме налога, указанного в счете-фактуре и выставления корректировочного счета-фактуры к счету, в котором была указана сумма налога больше, чем нужно.

Условие наличия у налогоплательщика подтверждения получения корректировочного счета-фактуры покупателем товара или клиентом не применяется в случае:

1. 1. экспорта товаров и поставки товаров внутри Евросоюза;
   2. поставки товаров и предоставления услуг, для которых место налогообложения находится за пределами территории страны;
   3. продажи: электроэнергии, теплоэнергии или энергии охлаждения, газа, услуг телекоммуникационных и радиокоммуникационных, а также отдельных услуг, перечисленных в приложении к закону;

• если налогоплательщик не получил подтверждение, кроме задокументированной попытки вручения корректировочного счета-фактуры, и из имеющейся документации следует, что покупатель товара или получатель услуги знает, что сделка была осуществлена в соответствии с условиями, указанными в корректировочном счете-фактуре.

В случае, указанном в пункте 4, уменьшение налогооблагаемой базы наступает не ранее, чем в налоговой декларации, подаваемой за налоговый период, в котором были в том числе выполнены предпосылки, изложенные в нем.

Размер суммы разницы между налогооблагаемой базой и необходимым к уплате налогом, должен быть подтвержден корректирующим счетом-фактурой. Подтверждение приема корректирующего счета-фактуры получателем влечет за собой принятие изменения сумм, содержащихся в счете-фактуре и дает право для такого уменьшения.

Необходимость наличия подтверждения получения корректировочного счета-фактуры подтвердил Европейский Трибунал в решении от 26 января 2012 года. в деле C-588/10 Kraft Foods polska S. A. В решении Трибунал указал, что налогоплательщик должен предпринимать меры, направленные на подтверждение получения покупателем корректирующего счета-фактуры. Снижение суммы налога без наличия соответствующего подтверждения возможно только в случае, если получение такого подтверждения в разумные сроки невозможно или чрезмерно затруднено. В такой ситуации налогоплательщик должен иметь документы, подтверждающие попытку вручения корректирующего счета-фактуры; и доказать, что на самом деле произошло снижение налоговой базы; а также, что он c особой тщательностью пытался убедиться, что покупатель имеет в своем распоряжении корректировочный счет-фактуру и что он с ним ознакомился.

В указанном выше решении Трибунал допустил, что в особых случаях возможны иные способы доказательства доставки счета-фактуры.

Следует подчеркнуть, что положения закона о налоге от товаров и услуг не содержат никаких требований относительно формы такого доказательства. Налоговые органы принимают во внимание любой вид подтверждения, который позволяет без каких-либо сомнений определить, получен ли и когда получен корректировочный счет-фактура покупателем. Это может быть, например:

• подтверждение от получателя о принятии корреспонденции (с обратным уведомлением о получении), отдельное письменное подтверждение факта получения корректировочного счета-фактуры,  
• обратно отправленная копия подписанного корректировочного счета-фактуры,
• факс, подтверждающий получение корректировочного счета-фактуры,
• подтверждение, присланное по электронной почте,
• подтверждение приема корректировочного счета-фактуры, отправленного по электронной почте,
• наличие доказательств оплаты или бухгалтерских документов, позволяющих определить суммы, фактически уплаченные в пользу налогоплательщика за конкретную сделку покупателем товаров или услуг.

Вслучае корректировочных счетов-фактур электронное подтверждение получения их покупателем будет давать право компании для снижения налогооблагаемой базы.

Для получения права на уменьшение налогооблагаемой базы фирма должна иметь электронное подтверждение о доставке корректировочного счета-фактуры, (сообщение, содержащее вложение в виде корректировочного счета-фактуры) на электронную почту контрагента вместе с электронным подтверждением о доставке сообщения. Это сообщение должно включать в себя запрос на подтверждение приема корректировочного счета-фактуры и одновременно подтверждение возврата на расчетный счет контрагента суммы, вытекающей из корректировочного счета-фактуры или из выписки с банковского счета. Выписка должна подтверждать, что контрагент произвел вычет суммы, вытекающеей из корректировочного счета-фактуры.